Preguntas frecuentes

Una factura recibida puede contener una referencia desconocida o una entrega que nadie ha confirmado. Registrarla como aprobada mezcla la recepción del documento con la aceptación del gasto. Relaciona pedido, recepción y factura mediante referencias verificables. Las diferencias permanecen abiertas con responsable y motivo, mientras el registro conserva el documento original para una revisión posterior.

La persona que recibe un documento no tiene necesariamente autoridad para autorizarlo. Una cadena de correos puede ocultar ese límite cuando varias personas responden con expresiones ambiguas. Documenta funciones y condiciones de aprobación con responsables competentes. El sistema conserva quién decidió y qué alcance revisó, sin interpretar una recepción o lectura como una autorización de pago.

Una cantidad distinta entre pedido y factura puede venir de una entrega parcial, un cambio acordado o un error. Elegir una explicación sin comprobarla deja el expediente aparentemente completo. Recoge la evidencia correspondiente y registra cómo se resuelve la diferencia. Quien prepara el pago puede así reconocer qué importe está autorizado y qué asunto todavía necesita aclaración.

Guardar todas las facturas en una carpeta ayuda a encontrarlas y no indica cuáles han sido revisadas. Los documentos pendientes y aceptados pueden convivir sin una señal comprensible. Utiliza estados ligados a decisiones y responsables. La organización puede consultar la recepción sin dar por autorizada una obligación, mientras el proceso contable conserva su revisión específica.